Автоматизация финансов. Автоматизация финансового учета и консолидированной отчетности: пять шагов к поставленным целям

Программный комплекс "БЭСТ - 4" является полнофункциональной, многопользовательской и многовалютной системой оперативного и бухгалтерского учета, с базовым принципом пополнения данных "от первичного документа". Система ориентирована на малые и средние предприятия. Программа успешно используется на предприятиях торговли, сферы услуг, в строительстве, на производстве, в аудиторских фирмах, бюджетных организациях. Логика построения программной системы полностью соответствует реальным учетным процессам. Развитые параметрические настройки обеспечивают высокую адаптируемость к специфике конкретного предприятия.

Система "БЭСТ - 4" позволяет:

• - Вести учет от имени нескольких независимых предприятий;
• - Автоматизировать все участки бухгалтерского учета;
• - Вести учет товарно-материальных запасов;
• - Управлять оптовыми и розничными продажами.

Системные требования минимальная конфигурация:

DOS 6.2 и выше;

принтер русифицированный;

Функционирует в локальных сетях любого типа.

Программа Инфо-Бухгалтер предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса любых организационно-правовых форм собственности основные возможности программы Инфо-Бухгалтер:

Выполнение проводок по счетам при заполнении первичных документов и при вводе хозяйственных операций. При желании можно вводить и корректировать проводки "вручную".

Автоматическое составление главной книги, оборотных ведомостей, карточек аналитического учета счетов, шахматки, а также журналов-ордеров и ведомостей к ним по любому счету за любой период.

Расчет баланса, составление отчета о финансовых результатах, приложения к балансу и других отчетных форм.

Автоматический расчет прибыли и налогов.

Расчет заработной платы для небольших предприятий с автоматическим расчетом налогов, формированием и печатью индивидуальных рсчетных листков и платежных ведомостей.

Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета (материалов, товаров и т.п.) с формированием оборотных ведомостей и карточек счетов в суммовой или количественно суммовой форме.

Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам в различных аспектах.

Выбор и фильтрацию хозяйственных операций по различным признакам во всевозможных сочетаниях (содержание операции, корреспондирующие счета, период совершения операции). Например, можно посмотреть все операции с интересующим Вас поставщиком (клиентом, дебитором, кредитором, подотчетным лицом и др.).

Подготовку и печать всех платежных и отчетных документов (платежных поручений, ведомостей, баланса с приложениями и т.п.).

Форма всех печатаемых документов соответствует действующим стандартам, что избавляет от необходимости приобретения бланков.

Варианты поставки:

Инфо-Бухгалтер для DOS. Минимальные аппаратные требования: процессор х286, 580кб ОЗУ, 2МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS. Минимальные аппаратные требования: процессор х386, 4МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95. Минимальные аппаратные требования: процессор х486, 8МБ ОЗУ, 5МБ дисковой памяти

Инфо-Бухгалтер для WINDOWS 95 сетевая.

Семейство программ "ФРЕГАТ" предназначено для автоматизации торговой и производственной деятельности предприятия. Каждая из программ может функционировать как самостоятельно, так и в едином комплексе. Оригинальный и простой интерфейс программ наряду с богатыми функциональными возможностями и мощью клиент-серверных технологий позволяет пользователю любого уровня подготовки эффективно применять их на предприятиях от крупного холдинга до малого склад-магазина. Фрегат-Склад (версия ПРОФ)- программа позволяет контролировать весь цикл движения товара на различных складах - от формирования заказа поставщику до отпуска клиенту, поддерживая все виды документооборота как для оптовой, так и для розничной торговли. Программа имеет как локальный, так и сетевой (в клиент-серверной технологии) варианты исполнения.

древовидная структура справочников товаров и аналитических признаков;

серийный учет по "приходам", учетом сроков годности товаров;

сохранность полной истории движения товаров;

наличие всех нормативных методов списания товара: по средней, LIFO, FIFO и списания цене конкретного прихода. Удобные функции инвентаризации и переоценки товаров;

мощный механизм формирования прайс-листов, как с фиксированными ценами, так и с ценами, рассчитываемыми по формулам. Сохранение истории цены;

учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах; возможность создания и редактирования связей платежных документов со складскими. Частичная и "потоварная" оплата накладных, поддержка бартерных операций; удобный механизм полной синхронизации данных с удаленными складами; обмен данными с программами Фрегат-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, 1С, Турбо-Бухгалтер, MS Excel;

развитые механизмы для построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления;

настройка прав доступа для различных групп пользователей, с фиксацией времени и автора создания и последней коррекцией документов.

Программа «Фрегат-Склад»

поддержка полного товарооборота;

упрощенная оплата товаров;

в полном объеме механизм формирования прайс-листов;

методы списания товаров: по средней, LIFO, FIFO;

экспорт-импорт данных в MS Excel;

отсутствует связь с бухгалтерскими программами;

механизмы построения отчетов движения товаров, по контрагентам, поставщикам и т.п. с возможностью графического представления.

Фрегат-Склад-Магазин

Модуль управления розничной торговлей с поддержкой штрих-кодирования и подключением кассовых аппаратов, оригинальный, предельно доступный для пользователя интерфейс.

Работает под управлением любой из операционных систем Windows 95, Windows 98,Windows NT 4.0 или выше. Сервер баз данных - Interbase 4.2 и выше.

Требования к аппаратуре

Pабочая станция:

Процессор Pentium 100 и выше; - RAM 32 Mb; - Более 5 Mb свободного дискового пространства;

В настоящее время продается четыре типа задач под общим названием Инфин-Бухгалтерия, которые отличаются друг от друга набором возможностей и различной степенью автоматизации работы бухгалтера. Вы можете начать работать с самой простой из них, а затем, по мере развития вашего бизнеса, перейти к более совершенной.

Программа «Мини-Бухгалтерия»

Получение всех форм отчетности.

Гибкий план счетов.

Формирование сложных проводок.

Настройка на изменения.

Количественный учет.

Четыре уровня аналитики.

Автоматический расчет амортизации основных средств.

Коррекция проводок в прошлых периодах.

Программа «Инфин-Зарплата»

Зарплата-мини

Неограниченная численность сотрудников.

Обширный справочник видов оплат.

Расчет различных видов начислений и удержаний.

Настройка и перенастройка видов оплат.

Ведение лицевой карточки в течение года.

Расчетные листки, расчетно-платежные ведомости.

Итоговые документы по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию: по видам оплат; по шифрам затрат; по средней зарплате

Корректировка выходных форм итоговых документов.

Настройка налогов и отчислений.

Указание срока действия для каждого вида оплаты.

Формирование проводок по начислению зарплаты, возможность их передачи в Инфин-Бухгалтерию.

Зарплата-макси

Документы для налоговой инспекции: - налоговая карточка и “сведения о доходах” каждого сотрудника; - отчет об итоговых суммах доходов по всему предприятию; - простая справка о доходах.

Коллективное начисление и начисление по КТУ.

Списки перечислений в сберкассу и на алименты.

Ведение нескольких таблиц подоходного налога нарастающим итогом с начала года.

Инфин-Торговля

Автоматизация складского учета.

Возможность формирования новых и корректировка существующих документов.

Реестр документов.

Аналитический и синтетический учет.

Два уровня аналитики.

До семи справочных полей для каждого из товаров.

Возможность сложной настройки стандартных складских операций для оптовой и розничной торговли.

Распределение дополнительных расходов пропорционально цене, количеству или стоимости товара.

Переоценка остатков товара и корректировка прайс-листа.

Различные варианты формирования прайс-листа.

Получение всех выходных документов.

Торговля-мини

Контроль расчетов с покупателями и поставщиками.

Торговля-макси

Пять уровней аналитического учета.

Возможность прихода и расхода в упаковках.

Ввод и корректировка информации в прошлых и будущих периодах.

Формирование бухгалтерских проводок, возможность их передачи в

Торговля-супер

Учет накопительных скидок.

Учет в двух валютах (рубли + одна валюта).

Торговля-элит

Многовалютный учет.

Учет максимального и минимального запаса.

Контроль просроченных сертификатов.

Передача прайс-листа в кассовые аппараты.

Программа «Инфин-Кадры»

Учет приема и перемещения любого количества сотрудников с возможностью просмотра и корректировки.

Формирование личной карточки.

Формирование списков сотрудников по подразделениям, группам подразделений и всему предприятию.

Сортировка, выбор и формирование списка сотрудников по любому параметру личной карточки.

Учет всех видов отпусков.

Парольная защита от несанкционированного доступа Встроенный календарь.

Штатное расписание.

Помощь в подборе кадров с помощью народных примет.

Формирование индивидуальных и коллективных документов, используя любой параметр личной карточки, с возможностью корректировки.

Подготовка кадров.

Досье на каждого сотрудника.

Есть разные варианты программы в зависимости от размера предприятия и количества работников.

Инфин-Квартплата

Коллективный и индивидуальный расчет квартплаты.

Ведение лицевых счетов квартиросъемщиков.

Настройка любых видов расчетов.

Возможность изменения тарифов на жилую площадь, холодную и горячую воду, центральное отопление и т.д.

Формирование лицевой карточки квартиросъемщика с возможностью просмотра и корректировки всех операций начисления и оплаты.

Получение оборотной ведомости по всем домам и каждому дому в отдельности.

Получение различных итоговых документов, справок-извещений.

Получение финансово-лицевого счета.

«БАЛАНС 1+» это универсальная программа автоматизации бухгалтерского учета для предприятий любого профиля. Программа "БАЛАНС 1+" предназначена для автоматизации ведения бухгалтерского учета и получения промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов (деклараций).

«Баланс 1+» является бухгалтерской программой, которая может быть настроена в соответствии с особенностями ведения бухгалтерского учета предприятия. Имеется возможность самостоятельной настройки отчетных форм под изменение законодательства и требований пользователей бухгалтерий.

В системе предусмотрен ручной ввод отдельных операций (проводок), копирование требуемых блоков проводок и автоматическое формирование проводок. В последнем случае используется гибкий алгоритм описания проводок, который позволяет пользователю для произвольного документа (типовой операции) записать условия формирования тех или иных проводок и формулы, определяющие их параметры. Формулы записываются с использованием ряда математических операций и функций.

Программа "БАЛАНС 1+"

позволяет вести учет по нескольким организациям и получать консолидированные отчеты;

создает бухгалтерские проводки при заполнении первичных документов (платежные поручения, ордера, счета и т.д.), копирует блоки типовых проводок, допускает ввод и редактирование проводок за любой период;

формирует отчеты за произвольный период от одного дня до года в любой момент времени: карточка счета, оборотно - сальдовая ведомость, журнал-ордер по кредиту, ведомость по дебету, главная книга, "шахматка", выборки проводок (фильтры) по любым признакам, свертки по корреспонденциям счетов;

отчеты по первичным документам: кассовая книга, книга покупок, книга продаж;

рассчитывает износ основных средств, сумм списания НДС курсовой разницы;

ведет взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами;

легко настраивается на особенности Вашей бухгалтерии и изменения законодательства: план счетов, первичные документы, отчеты;

ведет аналитический и синтетический учет денежных средств и материальных ценностей. Допускает как суммовой, так и количественный учет по каждому объекту;

заполняет документы бухгалтерской и налоговой отчетности для сдачи в ИМНС с возможностью передачи данных в БАЛАНС-2.

«БАЛАНС 1+» позволяет работать в сетевом режиме с нескольких рабочих станций. В программе «БАЛАНС 1+» можно вывести на экран и распечатать на принтере следующие отчетные формы за произвольный период времени в разрезе объектов аналитического учета:

карточка счета;

оборотно - сальдовая ведомость;

журнал-ордер по кредиту счетов;

ведомость по дебету;

главная книга;

итоговые проводки;

"шахматка";

выборки проводок из журнала хозяйственных операций по заданным критериям (при этом сформированный критерий запоминается для повторного его использования).

Бухгалтерский комплекс «Инотек-Бухгалтер» - позволяющий полностью автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия по всем направлениям - банк, касса, товарно-материальный учёт, расчёты с подотчётными лицами, зарплата, и так далее. Программа обладает современным удобным интерфейсом. Существуют различные версии программы. Программа предоставляет следующие возможности:

ведение многоуровневого аналитического учёта (до 7 уровней вложенности субсчетов, до трёх независимых аналитик на каждом счёте и субсчёте);

печать первичных учётных документов любого вида. Набор первичных документов входит в стандартную поставку, но пользователи могут создавать свои собственные формы, используя встроенный генератор;

формирование проводок на основе первичных документов и построение документов на основе сделанных хозяйственных операций;

ведение журнала проводок, как в рублях, так и в валюте переоценки. Возможен ввод проводок в любой валюте;

ведение многовалютного учёта с автоматическим расчётом курсовых разниц;

ведение кассовой книги;

учёт договоров и контрактов;

учёт товаров и материалов по любому методу (LIFO, FIFO, по средним или по учётным ценам);

учёт основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных методик начисления амортизации;

расчёт заработной платы в различных валютах, по различным методикам, есть возможность "обратного расчёта". Модуль "Зарплата" входит в стандартную поставку программы;

экспорт и импорт данных из внешних источников (например, из Excel, Access и т. п.);

строгое разграничение прав пользователей;

ведение учёта нескольких предприятий на одном компьютере без дополнительной оплаты.

Построение системы бюджетирования и управленческого учета – важная задача, стоящая перед руководителями и финансовым менеджментом компании, желающей развиваться и эффективно функционировать на рынке. Это отмечается практически всеми посетителями форумов и конференций, посвященных вопросам финансового управления, и полностью отражает реалии сегодняшней коньюктуры. Правила игры сегодня таковы, что по-настоящему успешным может стать тот, кто эффективен, то есть тот, кто постоянно снижает свои транзакционные расходы и наиболее оптимально использует результаты.

КАК БЫТЬ УСПЕШНЫМ?

Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.

Разработка методологи – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которыеявляются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно – начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:

· Сделать эту работу эффективной

· Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета

· Повысить оперативность предоставления данных

· Обеспечить полноту и достоверность

· Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления

Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВ. ЗАЧЕМ И ДЛЯ ЧЕГО?

Задумываясь об автоматизации , для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностейдеятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

ВЫБОР ИТ РЕШЕНИЯ

С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?

1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре

2. Обеспечение реализации разработанной методологии

3. Гибкость ИТ решения , возможность оперативного внесения изменений

4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей

5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные

6. Автоматическое и моментальное получение отчетности

7. Автоматическое планирование бюджетов

8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам

9. Интеграция финансов с процессами и проектами

10. Возможность удаленного доступа к программному средству

11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.

Остановимся более подробно на каждом пункте.

Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании – прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс- прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.

Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.

Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами программы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коимв большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.

Пример 1

Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.

Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей. Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.

Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения план-фактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.

Пример 2

К омпания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения упрвленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:

1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MS Excel , управленческий факт собирается в дописанной 1С).

2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:

a. тратится время на написание технического задания программистам;

b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;

c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.

3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внушительный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходови расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.

4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.

Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, таки фактическими данными руководство компании в одной программной среде.

Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение упрвленческого баланса.

Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)

Пример 3

Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет использования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение упрвленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.

Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами м международного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.

Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов – это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и упрвленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов представлен на рис. 3.

Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.

Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть несколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.

Заключение.

Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.

Методика экспресс-анализа финансовой деятельности организации и ее финансового состояния может быть реализована в условиях как традиционной, так и компьютерной технологии. В последнем случае затраты труда и времени на проведение этой работы значительно снижаются.

Программное обеспечение компьютерной технологии решения задач экономического анализа на сегодня достаточно разнообразно. Часть программ носит автономный характер, поскольку связана с решением лишь аналитических задач на базе предварительно введенной нормативно-справочной и отчетно-учетной информации, данных первичных документов. К числу наиболее распространенных программ подобного рода относятся:

• 1. "Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия", в качестве методической основы которой принята "Многофакторная модель измерения производительности", разработанная Вирджинским Центром производительности (США) и адаптированная фирмой "ИНЭК" к российским условиям;
• 2. "Анализ финансового состояния предприятия" версия 2.87 Б (банкротство); создана на основе методики, в которой используются разработанные специалистами фирмы "ИНЭК" алгоритмы расчетов, принятые в международной практике и основанные на принципах GААР, "ЮНИДО" и др.;
• 3. "Анализ финансового состояния professional" версия 1.0, в которой предусмотрен оригинальный "язык" для задания алгоритмов расчета показателей и аналитических таблиц;
• 4. "БЭСТ-Ф" "Финансовый анализ", разработанная фирмой "Интеллект-сервис".

Недостатками вышеперечисленных программ являются: во-первых, отсутствие комплексного подхода к изучению результатов деятельности предприятия; во-вторых, ограничение анализа лишь финансовым аспектом работы предприятия, тогда как последний формируется под воздействием результатов хозяйствования; в-третьих, наличие довольно жестко регламентированного набора показателей, методик их расчета и оформления.

Другая часть программ представляет собой систему комплексной автоматизации управления, охватывающую специализированные программные модули, объединенные единой базой данных и функционирующие на основе технологии "клиент-сервис". Примером такой полноохватной компьютерной программы, включающей АРМ для автоматизации функций оперативного управления производством, планирования, маркетинга, бухгалтерского учета, финансового и статистического анализа и ряд других, является "Галактика". Основное направление используемого в ней модуля "Финансовый анализ" состоит в информационной поддержке процесса управления в части решения задач анализа финансовых и материальных ресурсов и целесообразности их использования. Одним из достоинств данной программы является то, что наряду со стандартными коэффициентами и аналитическими таблицами, представленными в программе, пользователь может рассчитать необходимый только для него за соответствующий период времени набор дополнительных показателей, агрегировать их и оформить расчет в аналитических таблицах.

Таким образом, в рамках компьютерных программ, подобных "Галактике", возможна формализация индивидуальных, жестко не регламентированных, сложных, многоступенчатых методик финансового управления, в том числе методики экспресс-анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния организации, предложенной в настоящем пособии.

В качестве ограничений в использовании данных программ на практике выступают их высокая стоимость и отсутствие необходимости в отдельных случаях реализовывать на практике полный набор подсистем, включающий до 40 модулей. В связи с этим представляется целесообразным рекомендовать для автоматизации комплексного анализа результатов деятельности организации по небольшому набору ключевых показателей программу "Microsoft Excel", которая дает пользователю неограниченные возможности для проведения расчетов различного рода показателей, построения таблиц и графиков. При этом в случае изменения исходных данных результативные показатели автоматически пересчитываются в доли секунды.

Результаты анализа оформляются в виде электронной таблицы, представляющей собой сетку из строк и столбцов. Каждый столбец нумеруется буквой латинского алфавита, а каждая строка - числом. Пересечение строки и столбца образует рабочую ячейку, имеющую свой адрес. Активная ячейка - это та, в которую вводится информация, она выделяется на экране жирной рамкой.

Рассмотрим основные правила работы с электронной таблицей Excel. Перемещение по таблице осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Для занесения исходных данных в таблицу выделяются ячейки, при этом:

• а) чтобы выделить одну ячейку, необходимо щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• б) чтобы выделить интервал ячеек, необходимо нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащить указатель мыши от первой до последней ячейки;
• в) чтобы выделить прерывистый блок, необходимо щелкнуть на первой ячейке, затем, удерживая клавишу "Ctrl" , щелкнуть на каждой нужной ячейке;
• г) чтобы выделить весь столбец, необходимо щелкнуть по заголовку столбца, строку - по заголовку строки.

Ввод данных в ячейку заканчивается нажатием на клавишу "Enter";

редактирование содержимого ячейки осуществляется в активной ячейке нажатием клавиши F2 - в строке формул появляется курсор, окончание редактирования - "Enter";

удаление содержимого ячеек осуществляется при помощи клавиши "Del" или команды "правка-удалить";

перемещение данных из одной ячейки в другую - при помощи команд "правка-вырезать", "правка-вставить";

вставка новых строк и столбцов - при помощи команды "вставка";

изменение ширины столбцов и строк при помощи указателя мыши;

формат ячейки устанавливается с помощью команды "формат-ячейки".

После ввода исходных данных в соответствующие ячейки таблиц вводятся формулы для расчета показателей с клавиатуры или при помощи мыши. Причем идентичные формулы не нужно вводить в каждую ячейку. Например, формулы абсолютного отклонения и темпы роста вводятся в ячейки по первому показателю, затем с помощью команд "копировать" и "вставить" эти формулы автоматически переносятся в ячейки по всем остальным показателям. Это относится и к формулам по показателям за два периода: формируется формула расчета по прошлому году и затем копируется в отчетный год.

Преимущество электронных таблиц Excel перед ручным способом расчета состоит в том, что при изменении любых исходных данных результативные показатели в доли секунды автоматически пересчитываются. Студентам остается только сделать правильные экономические выводы по рассчитанным таблицам.

Применение программы "Microsoft Excel" снижает трудоемкость работы при оценке хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и его финансового состояния.

Покажем порядок работы с электронными таблицами на примере построения обязательных таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 для анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния коммерческой организации.

Необходимо выполнить последовательно следующее:

войти в программу Microsoft Excel, для чего выполнить следующие действия: Пуск - программы - Microsoft Excel.

задать параметры страницы: файл - параметры страницы - поля: сверху 25, снизу 25, слева 35, справа 15;

сформировать таблицу;

заполнить шапку таблицы, графу "Показатели" (выставить в ячейках перенос по словам, каждый показатель должен располагаться в одной ячейке);

ввести формулы в графу "прошлый год", затем скопировать их в графу "отчетный год", ввести формулы для расчета отклонения и темпа роста, затем скопировать (ввод формул осуществляем с помощью мыши, щелкая по ячейкам, ссылки на которые даны в приложенных таблицах 1 - 6);

лист 1 переименовать в таблицу 1, для чего дважды щелкнуть по ярлычку "лист 1";

на следующем листе построить следующую таблицу;

чтобы добавить лист в созданной книге, необходимо выполнить следующие действия: "вставка-лист".

Таблица 1.1 - Анализ эффективности хозяйственной деятельности производственной организации за 200… - 200… годы

Таблица 1.2 - Анализ основных показателей финансовой деятельности торговой организации за 200… - 200… годы

Таблица 1.3 - Анализ основных показателей финансовой деятельности производственной организации за 200… - 200… годы

Таблица 1.4 - Анализ динамики затрат на производство и продажу готовой продукции за 200... - 200... гг.

Таблица 1.5 - Формирование показателей уплотненного аналитического баланса за 200... - 200... гг.

Таблица 1.6 - Анализ деловой активности за 200... - 200... гг.

Таблица 1.7 - Анализ имущественного положения финансовой устойчивости и ликвидности за 200... - 200... гг.

Развитие рыночной экономики предполагает не только совершенствование принципов и установок многих отечественных предприятий, но и модернизацию в сфере ведения учетной политики в организациях.

Одним из основных блоков учетной политики является финансовый учет, основной целью которого является формирование объективной и точной информации о хозяйственной деятельности предприятия. Основной упор производится на свод и анализ состояния уровня собственных и заемных денежных средств, финансовых вложений и их результатов, расходов и доходов предприятия, состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и иное.

Максимальная точность в отображении указанных данных, а также своевременный анализ позволяет выработать наиболее эффективную стратегию развития предприятия в конкретных условиях рынка.

В связи с этим для каждой организации является важным процесс перехода от ручного режима к автоматизации финансового учета. Информационная автоматизированная система позволит объединить все подразделения предприятия в единое информационное пространство и добиться максимально эффективного использования располагаемой информацией.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим .

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• высокого уровня скорости введения и обработки информации благодаря наличию уже встроенных справочников и необходимых форм и бланков;
• проведения полной развернутой аналитики на всех уровнях управления и во всех подразделениях;
• автоматического расчета большинства финансовых показателей, что позволяет избежать неточностей и влияния человеческого фактора на полученные результаты;
• быстрого импорта и экспорта данных в иные программные средства;
• единого информационного пространства для всех уровней управления;
• экономии рабочего времени сотрудников благодаря однократному вводу информации конкретными сотрудниками в зависимости от распределенных обязанностей.

Основные блоки финансового учета, которые часто автоматизируются

• расчеты с заказчиками и поставщиками;
• расчеты с подотчетными лицами организации;
• банковские операции предприятия;
• кредитные операции и выплаты по ним;
• незавершенное производство продукции;
• налоговый учет предприятия;
• учет периодических выплат и отчислений;
• учет и контроль бартерных операций и связанных с ними взаимозачетов;
• операции с ценными бумагами и векселями;
• оперативный развернутый и его хозяйственной деятельности и иные.

Программные средства

Автоматизация финансового учета является комплексным процессом, предполагающим длительную подготовку к переходу использования определенного программного обеспечения. На стадии выбора конкретной программы необходимо ориентироваться не только на цену и наличие определенных особенностей программы, но и на уровень возможностей и технической поддержки.

К самым распространенным программам автоматизированного финансового учета относятся следующие программы.

1С

Универсальное программное обеспечение. Среди предприятий является самой востребованной программой благодаря ряду достоинств:

• наличие уже готовых отчетов и форм;
• позволяет использовать различные варианты ввода данных в базу;
• является комплексным продуктом, что позволяет объединять данные подразделений в единое информационное пространство;
• высокий уровень адаптационных возможностей под специфику каждой организации;
• эффективный аналитический учет.

К недостаткам можно отнести необходимость доработки программы под каждую организацию отдельно и относительно невысокую скорость проведения вычислений.

Галактика

Программа предназначена для крупных организаций, холдингов, корпораций. Имеет 4 основных модификации, дает возможность вести учетную политику по международному стандарту GAAP. Среди основных достоинств – широкие возможности в настойках аналитических отчетов, возможность во время формирования отчета перейти на первичную документацию.

БЭСТ

Программа предназначена для небольших организаций. Основное достоинство программы – простота и интуитивно понятный интерфейс, но имеет существенные недостатки:

• программа не дает возможности производить какие-либо модификации пользователем;
• доработка под конкретное предприятие и обслуживание дороже, чем у программ-конкурентов;
• переход на иное программное обеспечение вызовет существенные проблемы, как и другую версию программы.

Инфо-Бухгалтер

Интуитивно понятная программа, которая не требует специального обучения сотрудников. Достоинства:

• низкие требования к производительности компьютеров;
• удобный перенос данных с иных программ;
• комфортное ведение консолидированного учета.

Весомым недостатком является отсутствие гибкости программы для настройки под конкретное предприятие.